WebOpac Preferences – Profiel IBL / Document leverantie aanvraag
1. Inleiding
Deze sectie bevat diverse boodschappen en opties gerelateerd aan aanvragen voor interbibliothecair leenverkeer en document leverantie. Dit is optionele functionaliteit, die al naar behoefte gebruikt kan worden.
Zie ook de algemene informatie over dit onderwerp.
De te definiëren teksten en opties betreffen:
·
Templates voor invulschermen voor aanvragen
·
Verwerkingsprofielen
·
Diverse parameters
·
Diverse teksten voor meldingen e.d.
U kunt opties en teksten definiëren voor elk profiel en voor elke taal.
·
Selecteer de taal voor het profiel uit de dropdown lijst
·
Selecteer het profiel waarvoor u de wijzigingen wilt maken
Talen zijn gedefinieerd op de Start pagina.
Let op
Vergeet niet om, na wijzigen van teksten onderaan de knop ‘' aan te klikken. Zoniet, dan worden de wijzigingen niet bewaard.
Let op
Sommige instellingen gelden voor ALLE profielen, andere alleen voor het geselecteerde profiel.
2. Templates voor invoer bibliografische informatie
Allereerst dienen één of meer templates te worden gedefinieerd om te bepalen welke velden aangeboden worden aan de gebruiker. Tevens dienen er “profielen” gedefinieerd te worden, die bepalen wat de aangeboden opties voor verdere verwerking zijn.
Let op
Deze sectie geldt voor ALLE profielen. Vervolgens kunnen templates aan een specifiek Web profiel gekoppeld worden en aan een lenerscategorie.
U kunt de opties of gebruiken, deze resulteren in vergelijkbare invulschermen.
Wanneer u de optie gebruikt, vraagt het systeem om bevestiging.
De templates voor bibliografische gegevens bestaan aan meerdere secties. U kunt ze apart definiëren in elke taal.
Inleiding
In de eerste sectie kunt u enige inleidende tekst invoeren – bedoeld om de gebruiker te informeren over de procedure voor invoeren van bibliografische gegevens.
In de kop- en voettekst kunt u ook HTML commando's gebruiken om afbeeldingen of logo's te tonen.
Verplichte velden
In de tweede sectie wordt bepaald welke velden verplicht zijn. Er kunnen maximaal 3 alternatieve combinaties gedefinieerd worden.
Bijzonder is het veld “Vrije tekst” - hier kunnen gebruikers stukken tekst invoeren, bijvoorbeeld door tekst uit een andere bron te kopiëren en hier in te plakken.
Zo kunnen verplichte velden “Titel & Auteur” zijn of “Vrije tekst”.
Lay-out
In de derde sectie wordt bepaald welke velden de gebruiker aangeboden worden om in te vullen. Er kunnen maximaal 10 regels gedefinieerd worden, elke regel mag uit meerdere velden bestaan.
Zo kunnen velden gegroepeerd worden, bijv.
Uitgever Plaats Datum
kunnen op een enkele regel aangeboden worden, aangezien ze bij elkaar horen. Ook specifieke deelinformatie kan op een enkele regel aangeboden worden.
Verwoording voor bronveld labels
De standaardtekst kan aangepast worden. Tevens kan gekozen worden de labels “op” of “boven” de regel te plaatsen.
Copyright
Tenslotte kan de optie voor het printen van een copyright verklaring opgenomen worden.
Klik op om de wijzigingen te bewaren. Klik op om terug te keren naar het hoofdscherm voor IBL/Document leverantie parameters.
3. Verwerkingsprofielen
Een verwerkingsprofiel bepaalt welke opties er aan de gebruiker aangeboden worden – mogen ze prioriteit instellen, de kosten aan een budget doorbelasten e.d.
De verwerkingsprofielen bestaan uit meerdere secties.
Deze zijn niet allemaal nodig en elke sectie biedt diverse opties. Deze zijn bedoeld om de uiteenlopende methodes en beleidsvormen in bibliotheken te ondersteunen.
Let op
Deze sectie geldt voor ALLE profielen. Vervolgens kunnen templates aan een specifiek Web profiel gekoppeld worden en aan een lenerscategorie.
U kunt de opties of gebruiken, deze resulteren in vergelijkbare invulschermen.
Wanneer u de optie gebruikt, vraagt het systeem om bevestiging.
Inleiding
Ook in deze sectie kan een toelichtende tekst op de te volgen procedures worden ingevoerd. Tekst mag zo lang of kort zijn als nodig ter verduidelijking van de volgende opties. Ook kan een logo of iets dergelijks opgenomen worden.
Een aantal van de volgende secties heeft ruimte voor nog meer toelichtende tekst.
Afdeling
Hier wordt bepaald naar welke IBL afdeling de aanvraag gestuurd zal worden. Doorgaans zal dit de opgegeven IBL afdeling zijn, maar dit kan ook gebaseerd worden op de thuislocatie van de lener.
In sommige situaties kan het gewenst zijn de gebruikers te laten kiezen uit bijvoorbeeld de Medische bibliotheek of de algemene IBL afdeling.
Houd in gedachten dat wat hier wel of niet aangeboden wordt geconfigureerd kan worden per Web profiel EN lenerscategorie – zodat de optie Medische bibliotheek alleen aangeboden wordt als mogelijkheid aan ‘medisch personeel'.
Contact
In deze sectie kunt u de gebruiker de keus geven hoe er contact opgenomen moet worden betreffende aanvragen. U kunt ze bijvoorbeeld toestaan een e-mail adres op te geven of een bepaald adres uit hun lenersrecord te kiezen.
Levering
Er zijn hier in feite twee keuzes – de eerste is alleen van toepassing op kopieën, d.w.z. in elektronische of gedrukte vorm. Denk erom dat dit niet betekent dat ze dit ook krijgen, ze kunnen een wens kenbaar maken.
Bij afhalen kunt u aangeven of het materiaal in de bibliotheek afgehaald moet worden of rechtstreeks bezorgd mag worden. Ook hier geldt dat een wens aangegeven kan worden – niet dat dit ook daadwerkelijk gebeurt.
Als het toegestaan is een afhaallocatie te kiezen, kan het systeem op basis daarvan een afleveradres bepalen (dat in de aanvraag opgenomen wordt). Dus als “filiaal X' gekozen wordt, komt het volledige adres hiervan in de aanvraag te staan.
Diversen
In deze sectie worden diverse opties aangeboden. Dit is inclusief de optionele velden als gedefinieerd in AFO822.
Als er prioriteit gekozen mag worden, kunnen de beschikbare opties hier aangegeven worden – wellicht alleen “Normaal” en “Spoed” voor de WebOpac.
U kunt ook de additionele teksten bepalen:
Kosten
Ten eerste hebben we de mogelijkheid de volgende opties aan te bieden:
·
Administratiekosten tonen
·
Leners mogen het verwachte aantal pagina's invoeren (uiteraard voor een kopie)
·
Provisionele kosten tonen
·
Leners mogen maximaal te accepteren bedrag aan kosten opgeven
·
Leners mogen een betaalwijze kiezen
Bij elk van deze opties kan begeleidende tekst gedefinieerd worden.
Administratiekosten – dit is een vast bedrag dat altijd betaald moet worden. Gebruikt u dit niet, dan hoeft het niet aangeboden te worden.
Provisionele kosten – het systeem kan een schatting van de kosten maken (in aanmerking nemend dat er nog geen bibliotheek gekozen is waar de aanvraag naartoe gaat).
Het aantal pagina's kan worden ingevoerd – op basis hiervan wordt real time een bedrag geschat.
Met duidelijke begeleidende tekst kan de lezer zo een idee krijgen van de te verwachten kosten voor de aanvraag.
Betaalopties
Hiermee kan de gebruiker de keus krijgen hoe er voor de aanvraag betaald wordt.
Er zijn drie overkoepelende opties die aangeboden kunnen worden, elk daarvan kan verder verfijnd worden.
De drie overkoepelende opties zijn:
-
Contante betaling
-
Betaling per factuur aan lener
-
Betalen d.m.v. keuze van budget/afdeling
Contante betaling
De optie om gewoon te betalen (via AFO 414) is de default, d.w.z. als er niets wordt gespecificeerd wordt het een schuld bij de lener – gedurende het aanvraagproces kan dit door personeel gewijzigd worden.
In alle gevallen betekent dat deze optie altijd beschikbaar is (uiteraard indien gekozen onder Beschikbare opties).
Alleen aangeboden voor af te halen gedrukt materiaal betekent dat dit alleen wordt aangeboden bij materiaal dat de gebruiker persoonlijk moet komen afhalen.
Betaling per factuur aan lener
Met deze optie kan de gebruiker aangeven dat er een factuur gemaakt moet worden voor de kosten.
De bijbehorende opties geven aan of de lener zelf een adres mag invoeren OF een adres uit het lenersrecord selecteren.
Let op
Hoewel het factuuradres bewaard wordt en zichtbaar is in de aanvraag, maakt het systeem GEEN facturen aan voor IBL indien betaalbaar per factuur.
Betalen d.m.v. keuze van budget/afdeling
Dit is nogal complex, omdat er zoveel variabelen zijn in configuratie van een systeem.
Het doel is om de volgende variaties mogelijk te maken:
·
a. Gebruikers toestaan de kosten door te belasten op een afdeling
·
b. Gebruikers toestaan de kosten door te belasten op een bepaald budget
·
c. Gebruikers toestaan de kosten door te belasten op een bepaald budget binnen een bepaalde afdeling
Houd in gedachten dat de opties worden ingesteld voor een specifiek IBL verwerkingsprofiel dat aan één of meer lenerscategorieën gekoppeld kan worden, zo wat er aangeboden wordt is afhankelijk van de lenerscategorie. Ze zijn niet noodzakelijkerwijs “systeembreed”.
In het lenersrecord kan al dan niet een afdeling opgenomen zijn, er kunnen budget codes gekoppeld zijn. Budgetten kunnen al dan niet aan afdelingen gekoppeld zijn.
Tenslotte is een in het lenersrecord een “budget status” veld (optioneel), dat aangeeft of
·
het default budget gebruikt moet worden
·
een budget code geselecteerd mag worden
·
selecteren van budget code niet is toegestaan
Er zijn dus diverse opties nodig om aan te geven wat het systeem in verschillende situaties moet doen.
Uiteraard moet een optie onder “Gekozen opties” staan om de bijbehorende mogelijkheden te kunne aanbieden. Het is dus mogelijk de WebOpac zo te configureren dat gebruikers helemaal niets kunnen doorbelasten op een budget of afdeling.
Dit leidt tot de volgende negen combinaties:
Optie 1 : Keuze van ELKE afdeling
Hiermee kunnen gebruikers elke gedefinieerde afdelingscode selecteren.
In dit geval moet het systeem geconfigureerd zijn met Budget codes die gelijk zijn aan Afdelingscodes. Het systeem biedt budgetcodes aan om uit te kiezen – hoewel deze verschijnen als “afdelingscodes”. Er is een één-op-één mapping tussen afdelingen en budgetten.
Optie 2 : Keuze van budget binnen ELKE afdeling
Hiermee kunnen gebruikers elke gedefinieerde afdelingscode selecteren (als optie 1) en vervolgens een budget dat gekoppeld is aan die afdelingscode.
Er worden alleen afdelingen aangeboden waarvoor één of meer budgetten zijn gedefinieerd.
Optie 3 : Alleen keuze van afdeling lener
Ook hiervoor dient er tenminste één budget aan de afdelingscode gekoppeld te zijn. Als er budgetcodes aan het lenersrecord zijn gekoppeld en één van deze codes is aan een afdeling gekoppeld, dan wordt deze code toegekend aan de aanvraag; anders wordt de eerstgevonden budgetcode gekoppeld aan de afdeling toegekend.
Als er geen afdelingscode is gedefinieerd in hun record, wordt deze optie NIET aangeboden.
Optie 4 : Keuze van elk budget, alleen binnen de afdeling van de lener
Er worden alleen budgetcodes gekoppeld aan de afdelingscode aangeboden. Als er niets is gedefinieerd, wordt deze optie NIET aangeboden.
Bovenstaande opties maken variaties mogelijk in selectie van afdeling met mogelijk daarbinnen keuze van budget. Het veld “budget status” in het lenersrecord wordt genegeerd voor deze opties. Onderstaande opties hebben alleen betrekking op keuze van budget codes.
Optie 5 : Keuze van elk budget
Hiermee kunnen gebruikers elke gedefinieerde budgetcode selecteren.
Maar,
a. als het “budget status” veld ‘niet toegestaan' aangeeft, dan wordt deze optie niet aangeboden
b. . als het “budget status” veld ‘gebruik default' aangeeft en er is een budgetcode gedefinieerd voor de lener, dan kan deze GEEN budgetcode kiezen.
Optie 6 : Keuze uit gedefinieerde budgetten lener, anders elk budget
Er kan uit elke budgetcode gekozen worden, maar alleen als er geen IBL budgetten zijn gedefinieerd voor de lener, anders de keuze uit voor de lener gedefinieerde budgetten.
Dit is vrijwel identiek aan optie 5, MAAR als er budgetten voor de lener zijn gedefinieerd kan deze alleen daaruit kiezen. De voorwaarden a en b voor optie 5gelden ook hier.
Optie 7 : Alleen keuze uit gedefinieerde budgetten lener
Keuze van een budgetcode ALLEEN toegestaan als er budgetten zijn gedefinieerd voor de lener.
Er kan alleen gekozen worden uit de eigen lijst. Voorwaarden a en b gelden ook hier.
Optie 8 : Alleen keuze van default budget lener
Ze kunnen alleen betalen uit het eerste gedefinieerde budget.
Als het “budget status” veld ‘niet toegestaan' aangeeft, dan kan er niet uit een budget betaald worden. Als het “budget status” veld ‘selectie toegestaan' aangeeft, dan is dit gelijk aan optie 7.
Tenslotte is er een optie om te laten kiezen uit gedefinieerde budgetten (als per optie 8), maar deze worden gepresenteerd als ware het AFDELINGSCODES.
Optie 9 : Keuze uit gedefinieerde budgetten, gepresenteerd als afdeling
Mogelijkheid afdeling te kiezen uit de voor de lener gedefinieerde budgetten.
Voorwaarden a en b gelden ook hier MAAR hier worden de afdelingen behorend bij de budgetten aangeboden in plaats van de budgetten zelf.
In alle gevallen wordt een specifieke budgetcode toegekend aan de aanvraag. Het is een onderdeel van factuurverwerking om te bepalen of de uiteindelijke facturen voor deze kosten naar de afdeling in zijn totaliteit gaan of uitgesplitst worden naar afzonderlijke budgetten.
Klik op om de wijzigingen te bewaren. Klik op om terug te keren naar het hoofdscherm voor IBL/Document leverantie parameters.
4. Parameters
In deze sectie worden de diverse parameters nodig voor de IBL module toegelicht.
4.1 Koppelen templates en verwerkingsprofielen
De specifieke templates en verwerkingsprofielen die hierboven zijn beschreven kunne gekoppeld worden aan WebOpac profiel en lenerscategorie.
4.2 Parameters voor tonen aanvraag
Er zijn diverse opties die bepalen wat er wel en niet aan de gebruiker aangeboden wordt.
De opties worden aangeboden als commando buttons onder de aanvraag.
Dagen om … te tonen: om aan te geven dat bijvoorbeeld geannuleerde aanvragen nog getoond worden. Het verdient aanbeveling om geannuleerde aanvragen een paar dagen te tonen, als een soort ‘bewijs' dat de aanvraag inderdaad geannuleerd is (maar na een paar weken is dit niet meer zinvol).
5. Teksten
Het is ook mogelijk diverse additionele inleidende en toelichtende teksten te definiëren.
Toelichtingstekst op het keuzescherm voor selecteren van soort aanvraag
Inleidende tekst voor document leverantie
Overige teksten op het invulscherm voor het plaatsen van IBL aanvragen
Algemene vrije tekst
Teksten gebruikt bij het tonen van actuele IBL aanvragen (gebruikersactiviteiten)
